Wie viel Pflegepersonal Ihrer Einrichtung zusteht, hängt in der vollstationären Pflege nicht mehr nur an einem pauschalen Schlüssel, sondern direkt an den Pflegegraden Ihrer Bewohnerinnen und Bewohner. Seit dem 1. Juli 2023 legt § 113c SGB XI Personalanhaltswerte fest – getrennt nach Hilfskräften, Assistenzkräften und Fachkräften und für jeden der fünf Pflegegrade. Dieser Beitrag erklärt, wie Pflegegrade ermittelt werden, wie Sie aus der Bewohnerstruktur Ihren Personalrahmen berechnen und was das für Ihre Dienstplanung und den Einsatz externer Kräfte bedeutet.
Wie der Pflegegrad entsteht
Grundlage ist das Begutachtungsinstrument nach § 15 SGB XI. Es bewertet die Selbständigkeit in sechs Modulen, die unterschiedlich stark in das Ergebnis eingehen:
- Mobilität: 10 Prozent
- Kognitive und kommunikative Fähigkeiten sowie Verhaltensweisen und psychische Problemlagen: zusammen 15 Prozent (gewertet wird nur das höhere der beiden Module)
- Selbstversorgung: 40 Prozent
- Umgang mit krankheits- oder therapiebedingten Anforderungen: 20 Prozent
- Gestaltung des Alltagslebens und sozialer Kontakte: 15 Prozent
Aus den gewichteten Punkten entsteht eine Gesamtpunktzahl zwischen 0 und 100. Die Zuordnung ist im Gesetz klar geregelt:
| Pflegegrad | Gesamtpunkte | Beeinträchtigung |
|---|---|---|
| 1 | 12,5 bis unter 27 | gering |
| 2 | 27 bis unter 47,5 | erheblich |
| 3 | 47,5 bis unter 70 | schwer |
| 4 | 70 bis unter 90 | schwerste |
| 5 | 90 bis 100 | schwerste, mit besonderen Anforderungen an die Versorgung |
Für die Personalplanung ist das Modul Selbstversorgung mit 40 Prozent der stärkste Hebel: Wer bei Körperpflege, Ernährung und Ausscheidung umfassend Hilfe braucht, landet schnell in einem höheren Pflegegrad – und damit steigt auch der Personalwert für diese Person.
Die Personalanhaltswerte nach § 113c SGB XI
§ 113c Abs. 1 SGB XI nennt für jeden Pflegegrad, wie viele Vollzeitäquivalente (VZÄ) je pflegebedürftiger Person höchstens in der Pflegesatzvereinbarung vereinbart werden können. Die Werte sind in drei Qualifikationsgruppen aufgeteilt:
| Pflegegrad | Hilfskraft ohne Ausbildung | Assistenzkraft (mind. 1 Jahr Ausbildung) | Fachkraft | Summe je Person |
|---|---|---|---|---|
| 1 | 0,0872 | 0,0564 | 0,0770 | 0,2206 |
| 2 | 0,1202 | 0,0675 | 0,1037 | 0,2914 |
| 3 | 0,1449 | 0,1074 | 0,1551 | 0,4074 |
| 4 | 0,1627 | 0,1413 | 0,2463 | 0,5503 |
| 5 | 0,1758 | 0,1102 | 0,3842 | 0,6702 |
Auffällig ist die Fachkraftspalte: Für eine Person mit Pflegegrad 5 sind 0,3842 Fachkraft-VZÄ vorgesehen – fünfmal so viel wie für Pflegegrad 1 mit 0,0770. Je schwerer die Pflegebedürftigkeit, desto größer der Anteil examinierter Kräfte.
Höchstwert, nicht Mindestwert
Wichtig für die Verhandlung: Die Werte aus Abs. 1 sind eine Obergrenze dessen, was vereinbart werden kann. Die mindestens zu vereinbarende Ausstattung regeln die Landesrahmenverträge nach § 75 SGB XI; sie orientiert sich nach § 113c Abs. 5 Nr. 1 SGB XI an den Personalanhaltszahlen und Fachkraftvorgaben, die am 30. Juni 2023 galten, und berücksichtigt auch die Nachtsituation sowie Einrichtungsgröße und Konzept. Ihr tatsächlicher Rahmen liegt also zwischen dem Landesminimum und dem Bundeshöchstwert.
Rechenbeispiel: eine Einrichtung mit 80 Plätzen
Angenommen, Ihre Einrichtung versorgt 80 Bewohnerinnen und Bewohner mit folgender Verteilung: 2 in Pflegegrad 1, 14 in Pflegegrad 2, 26 in Pflegegrad 3, 24 in Pflegegrad 4 und 14 in Pflegegrad 5. Multipliziert mit den Werten aus § 113c ergibt sich:
- Hilfskräfte ohne Ausbildung: rund 11,99 VZÄ
- Assistenzkräfte: rund 8,78 VZÄ
- Fachkräfte: rund 16,93 VZÄ
- Gesamt: rund 37,70 VZÄ
Der Fachkraftanteil liegt in diesem Beispiel bei rund 45 Prozent. Verschiebt sich die Belegung – etwa wenn zwei Personen von Pflegegrad 3 in Pflegegrad 5 wechseln – steigt der Fachkraftwert um 2 × (0,3842 − 0,1551) = 0,46 VZÄ. Das ist knapp eine halbe Vollzeitstelle Fachkraft, die Sie in Ihrer Planung und in der nächsten Pflegesatzverhandlung berücksichtigen sollten.
Was das für den Dienstplan heißt
Die VZÄ-Werte beschreiben die vereinbarte Personalausstattung, nicht die Zahl der Köpfe im Dienst. Urlaub, Krankheit und Fortbildung müssen Sie aus diesem Rahmen heraus abdecken. Fällt eine Fachkraft länger aus, fehlt Ihnen nicht nur ein Name im Plan, sondern Fachkraftkapazität, die gegenüber Pflegekasse und Heimaufsicht nachgewiesen werden muss.
Personalpools als anerkannter Grund für mehr Personal
Ein Punkt, der in der Praxis oft übersehen wird: Nach § 113c Abs. 2 SGB XI kann eine Einrichtung eine höhere Ausstattung als nach Abs. 1 vereinbaren, wenn sie sachliche Gründe darlegt. Ausdrücklich als sachlicher Grund genannt ist Personal, das auf Grundlage eines betrieblichen Konzepts ganz oder teilweise in Personalpools oder vergleichbaren Ausfallkonzepten tätig ist – also Personal, mit dem die vereinbarte Ausstattung bei kurzfristigen Ausfällen oder vorübergehend nicht besetzbaren Stellen gesichert wird.
Ein eigener Springerpool ist damit nicht nur organisatorisch sinnvoll, sondern kann auch in der Pflegesatzverhandlung begründet werden. Voraussetzung ist ein schriftliches Konzept, das beschreibt, wie der Pool eingesetzt wird.
Wo externe Fachkräfte ins Spiel kommen
Gerade die Fachkraftwerte für Pflegegrad 4 und 5 lassen sich bei Ausfällen kaum kurzfristig aus dem eigenen Team auffangen. Arbeitnehmerüberlassung ist hier eine Brücke, bis eine Stelle wieder besetzt ist oder ein eigener Pool steht. Die Wir machen das GmbH vermittelt examinierte Pflegefachkräfte in Baden-Württemberg im Rahmen der Arbeitnehmerüberlassung – planbar für einzelne Dienste oder längere Zeiträume.
Checkliste für Ihre nächste Personalplanung
- Aktuelle Pflegegradverteilung aller Bewohner erfassen, nicht die Verteilung bei der letzten Verhandlung.
- Personalwerte je Qualifikationsgruppe mit den Werten aus § 113c Abs. 1 berechnen.
- Ergebnis mit dem Minimum aus dem Landesrahmenvertrag abgleichen.
- Fachkraftanteil separat prüfen – er reagiert am stärksten auf Höherstufungen.
- Ausfallkonzept oder Personalpool schriftlich festhalten, wenn Sie mehr Personal vereinbaren wollen.
- Höherstufungsanträge zeitnah stellen, damit Bewohnerstruktur und Personalrahmen zusammenpassen.
Häufig gestellte Fragen
Gilt § 113c SGB XI auch für ambulante Dienste?
Nein. Die Vorschrift regelt die Personalbemessung in vollstationären Pflegeeinrichtungen und bezieht sich auf die Pflegesatzvereinbarungen nach § 84 SGB XI.
Sind die Werte aus § 113c Pflicht-Mindestwerte?
Nein. Absatz 1 nennt die höchstens vereinbarungsfähige Ausstattung. Die Mindestausstattung ergibt sich aus dem jeweiligen Landesrahmenvertrag nach § 75 SGB XI. Eine höhere Ausstattung ist unter den Voraussetzungen von Absatz 2 möglich.
Darf ich Assistenzstellen mit Fachkräften besetzen?
Ja. Nach § 113c Abs. 5 Nr. 3 SGB XI gelten die Qualifikationsanforderungen für Hilfs- und Assistenzstellen auch dann als erfüllt, wenn Personal mit höherer Qualifikation eingesetzt wird.
Fazit: Der Personalrahmen einer vollstationären Einrichtung folgt seit Juli 2023 direkt der Pflegegradverteilung – mit Fachkraftwerten zwischen 0,0770 VZÄ bei Pflegegrad 1 und 0,3842 VZÄ bei Pflegegrad 5 je Person. Wer die eigene Bewohnerstruktur regelmäßig nachrechnet und Ausfälle über ein schriftliches Pool- oder Ausfallkonzept absichert, verhandelt fundierter und plant verlässlicher.
