Onboarding von Leihkräften: Wer haftet für die Unterweisung?

Eine Leihkraft, die am ersten Tag ohne Einweisung auf Station steht, ist kein Kavaliersdelikt und kein Einzelfall, sondern ein rechtliches Risiko für Ihre Einrichtung. Das Arbeitnehmerüberlassungsgesetz und das Arbeitsschutzgesetz verteilen die Pflichten beim Onboarding klar zwischen Verleiher und Entleiher – und die wichtigsten Aufgaben liegen ausgerechnet bei Ihnen, nicht beim Personaldienstleister. Wer das nicht kennt, verschenkt entweder Sicherheit oder Zeit.

Zwei Arbeitgeber, zwei Pflichten – wer regelt was

Bei Arbeitnehmerüberlassung bleibt der Personaldienstleister Vertragsarbeitgeber der Leihkraft. Er händigt ihr bei Vertragsschluss ein Merkblatt der Erlaubnisbehörde aus und informiert sie vor jeder Überlassung in Textform über Firma und Anschrift der Einrichtung, bei der sie eingesetzt wird (§ 11 Abs. 2 AÜG). Sobald die Leihkraft aber bei Ihnen tätig wird, gilt: Die Tätigkeit unterliegt den öffentlich-rechtlichen Arbeitsschutzvorschriften Ihres Betriebs, und die daraus entstehenden Pflichten treffen Sie als Entleiher – unbeschadet der Pflichten des Verleihers (§ 11 Abs. 6 AÜG). Onboarding ist damit keine Kulanzleistung, sondern eine gesetzlich zugewiesene Aufgabe Ihrer Einrichtung.

Die Unterweisungspflicht nach § 12 ArbSchG liegt bei Ihnen

Das Arbeitsschutzgesetz macht die Zuordnung noch deutlicher. Grundsätzlich muss jeder Arbeitgeber seine Beschäftigten über Sicherheit und Gesundheitsschutz unterweisen, und zwar vor Aufnahme der Tätigkeit, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln. Bei einer Arbeitnehmerüberlassung bestimmt § 12 Abs. 2 ArbSchG jedoch ausdrücklich: Diese Pflicht trifft den Entleiher – also die Einrichtung, in der die Leihkraft eingesetzt wird. Die Unterweisung muss dabei die Qualifikation und Erfahrung der überlassenen Person berücksichtigen; die sonstigen Arbeitsschutzpflichten des Verleihers bleiben davon unberührt. Für Sie heißt das konkret: Sie können die arbeitsplatzbezogene Einweisung nicht an den Personaldienstleister delegieren, weil dieser den konkreten Einsatzort gar nicht kennt.

Was § 11 Abs. 6 AÜG konkret von Ihnen verlangt

Der Gesetzestext nennt vier Punkte, die Sie vor Beginn der Beschäftigung und bei jeder Veränderung im Arbeitsbereich abdecken müssen:

• Gefahren am Arbeitsplatz: Über welche Gefahren für Sicherheit und Gesundheit die Leihkraft bei der Arbeit informiert werden muss.
• Schutzmaßnahmen und Einrichtungen: Welche Maßnahmen und technischen Einrichtungen diese Gefahren abwenden – etwa Hebehilfen, persönliche Schutzausrüstung oder Hygienestandards.
• Qualifikationsanforderungen: Ob für bestimmte Tätigkeiten besondere Qualifikationen oder berufliche Fähigkeiten vorausgesetzt werden, die die Leihkraft nachweisen muss.
• Erhöhte Gefahren und ärztliche Überwachung: Ob der Arbeitsplatz eine besondere ärztliche Überwachung erfordert oder erhöhten besonderen Gefahren unterliegt.

Diese vier Punkte sind keine Empfehlung, sondern Gesetzestext. Eine Einrichtung, die eine Leihkraft ohne diese Informationen auf eine Station mit besonderen Risiken schickt, verletzt eine eigene, nicht delegierbare Pflicht – unabhängig davon, was im Überlassungsvertrag mit dem Personaldienstleister steht.

Die Checkliste für den ersten Einsatztag

In der Pflege lässt sich die gesetzliche Vorgabe in eine praktische Reihenfolge übersetzen. Bevor die Leihkraft die erste Schicht übernimmt, sollte feststehen:

1. Wer ist die konkrete Ansprechperson für diese Schicht, und wie ist sie erreichbar?
2. Wo befinden sich Fluchtwege, Notrufsysteme und die Meldestelle bei einem Zwischenfall?
3. Welches Dokumentationssystem wird genutzt, und wer zeigt die Handhabung?
4. Welche Aufgaben setzen eine bestimmte Qualifikation voraus, und wie wird sie vor Ort geprüft?
5. Gibt es besondere Hygiene-, Hebe- oder Medikamentenregeln, die von anderen Häusern abweichen?

Diese fünf Punkte lassen sich in aller Regel in 20 bis 30 Minuten vor der ersten Schicht abdecken. Sie ersetzen keine vollständige Einarbeitung, decken aber genau die Inhalte ab, die § 11 Abs. 6 AÜG und § 12 ArbSchG von Ihnen verlangen.

Was der Verleiher übernimmt – und was nicht

Der Personaldienstleister bleibt zuständig für den Arbeitsvertrag, die Lohnabrechnung, das gesetzliche Merkblatt und die Information der Leihkraft über den Einsatzort. Er trägt außerdem die allgemeinen Fürsorgepflichten als Arbeitgeber, etwa bei Fragen zu Urlaub, Kündigung oder Entgeltfortzahlung. Was er nicht leisten kann, ist die arbeitsplatzbezogene Sicherheitsunterweisung und die Einweisung in Ihre internen Abläufe – dafür kennt er Ihre Station, Ihre Geräte und Ihre Dokumentationssoftware schlicht nicht. Ein seriöser Personaldienstleister sollte das offen kommunizieren, statt Erwartungen zu wecken, die er rechtlich gar nicht erfüllen kann. Bei WMD sind drei Tage Einarbeitung bei Monatsbuchung kostenfrei enthalten – das schafft Zeit für genau diese Übergabe, ersetzt aber nicht die inhaltliche Unterweisung, die gesetzlich bei Ihnen liegt.

Warum sich strukturiertes Onboarding auszahlt

Ein klar strukturierter erster Einsatztag reduziert nicht nur ein rechtliches Risiko. Er verkürzt auch die Zeit, bis eine Leihkraft tatsächlich sicher und selbstständig arbeitet, und senkt die Wahrscheinlichkeit von Dokumentationsfehlern, Rückfragen mitten in der Schicht oder Missverständnissen bei der Medikamentengabe. Einrichtungen, die eine feste Checkliste für neue externe Kräfte nutzen, berichten regelmäßig von ruhigeren ersten Schichten – weil die immer gleichen Fragen schon vor Dienstbeginn geklärt sind, statt sie während der laufenden Versorgung zu beantworten.

Häufig gestellte Fragen

Muss ich jede Leihkraft bei jedem Einsatz neu unterweisen?

Ja, wenn sich der Arbeitsbereich oder die eingesetzte Person ändert. § 12 Abs. 1 ArbSchG verlangt die Unterweisung bei der Einstellung, bei Veränderungen im Aufgabenbereich und bei neuen Arbeitsmitteln – das gilt bei Arbeitnehmerüberlassung für jeden neuen Einsatz in Ihrem Betrieb.

Kann ich die Unterweisung vertraglich an den Personaldienstleister zurückgeben?

Nein. § 12 Abs. 2 ArbSchG weist die Pflicht ausdrücklich dem Entleiher zu. Eine vertragliche Klausel, die diese Aufgabe dem Verleiher zuschiebt, ändert an der gesetzlichen Zuständigkeit nichts.

Was passiert, wenn die Unterweisung fehlt und es zu einem Vorfall kommt?

Dann trägt die Einrichtung als Entleiher die aus dem Arbeitsschutzrecht entstehenden Pflichten und ihre Verletzung – unabhängig von vertraglichen Regelungen mit dem Personaldienstleister. Eine lückenlose, dokumentierte Unterweisung ist deshalb auch im eigenen Interesse der Einrichtung.

Fazit: Onboarding von Leihkräften ist gesetzlich geteilt, aber die sicherheitsrelevanten Aufgaben liegen bei der Einrichtung: die arbeitsplatzbezogene Unterweisung nach § 12 ArbSchG und die Information über Gefahren, Schutzmaßnahmen, Qualifikationsanforderungen und ärztliche Überwachung nach § 11 Abs. 6 AÜG. Eine kurze, feste Checkliste vor der ersten Schicht erfüllt diese Pflicht und macht den Einsatz für beide Seiten sicherer.